Wir unterstützen Sie bei der Gestaltung und Optimierung Ihrer Archiv- und Dokumentenmanagement-Lösungen

  • Wie viel Zeit würden Sie sparen, wenn sämtliche Dokumente, Akten und E-Mails an jedem Arbeitsplatz in elektronischer Form verfügbar wären?
  • Wann haben Sie zum letzten Mal ein Dokument in einem Papierordner gesucht?
  • Wie viele zeitraubende Vorgänge ließen sich papierlos schneller und einfacher erledigen?

Laut einer Studie verbringen Mitarbeiter in europäischen Unternehmen etwa ein Viertel ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen. Dieser Anteil ist umso größer, je mehr in einem Unternehmen noch papierbasiert gearbeitet wird.

Wir sorgen automatisch dafür, dass Ihre Drucker und Kopierer stets einsatzfähig sind.

Auch die Nutzung von Druckern, Kopierern und Scannern ist ein Zeitfresser, wenn diese Geräte fehleranfällig oder nicht auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst sind. Eine intelligente Archivierung und der bewusste Einsatz von papierverarbeitenden Systemen gibt Ihnen also wertvolle Arbeitszeit zurück.

Unser Lösungsangebot zum Thema "Drucken und Archivieren":

  • Druck- und Kopierlösungen
    Wenn diese im Laufe der Zeit nach Bedarf Stück für Stück angeschafft wurden, herrscht oft Chaos. Besser und preiswerter wird es durch eine genaue Analyse Ihrer Druckersituation von Exabyters. Wir vereinfachen Ihre Abläufe durch exakt passende Geräte in der richtigen Anzahl am richtigen Ort und senken dadurch Ihre Kosten. Rundum sorglos werden Sie mit unseren Miet- und Leasinglösungen: Für eine monatliche Pauschale stellen wir Ihnen regelmäßig gewartete Geräte inklusive einem für Sie passenden Seitenvolumen zur Verfügung. Einfacher geht es nicht.

  • Verbrauchsmaterial
    Viele verschiedene Druckermodelle bedeuten auch viele verschiedene Sorten an Verbrauchs- und Verschleißmaterial. Die Lagerhaltung ist teuer, verbraucht Platz und im entscheidenden Moment fehlt dann doch der passende Toner. Durch unseren Verbrauchsmaterialservice bekommen Sie monatlich eine Übersicht der benötigten Materialien, die Ihnen nach Bestellung direkt angeliefert werden – inklusive Expresszustellung.

  • Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
    Ein DMS ist viel mehr als eine Art „elektronischer Leitz Ordner“: Eingehende Dokumente, wie z.B. Rechnungen, Verträge etc. werden gescannt und automatisch oder manuell nach Schlagworten am richtigen Ort, z.B. in der Kundenakte, abgelegt. Auch von Ihnen gedruckte Dokumente werden automatisch im Archiv abgelegt. Darüber hinaus stellen DMS durch „Workfl ows“, also definierte Arbeitsabläufe, sicher, wie Auftragsunterlagen oder Rechnungen automatisiert verschiedene Abteilungen durchlaufen. Eine intelligente Suchfunktion und selbst der Zugriff vom Smartphone oder Tablet aus lassen ein DMS zu einer echten Erleichterung in Ihrem Arbeitsalltag werden.

  • Dokumentenscanner
    Professionelle Scanner verarbeiten über 50 Seiten pro Minute, führen eine automatische Verschlagwortung durch und machen Dokumente inhaltlich durchsuchbar. Je nach Anwendungsfall ist ein platzsparendes Arbeitsplatzgerät mit automatischem Einzug, eine Dokumentenkamera oder ein in eine Drucker/Kopiererlösung integriertes Hochleistungsgerät sinnvoll.

  • E-Mail-Archivierung
    Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, auch geschäftliche E-Mails revisionssicher bis zu 10 Jahre zu archivieren (§257 HGB, §147 AO). Die einfache Ablage in Ihrem Outlook-Archiv reicht dafür nicht aus. Mit spezialisierten E-Mail Archivierungslösungen steigern Sie darüber hinaus auch Ihren Arbeitskomfort: So können Sie durch intelligente Suchfunktionen im Archiv z.B. die gesamte E-Mail-Kommunikation Ihres Unternehmens mit einem Kunden nachvollziehen. Auch nach einzelnen Begriff en können alle archivierten E-Mails auf die Schnelle durchsucht werden.