Dokumente revisionssicher archivieren, professionell verwalten und blitzschnell wiederfinden

  • Fotolia 70067655 XSWie viel wertvolle Arbeitszeit kostet Sie die Suche nach bestimmten Informationen?
  • Wie viele zeitraubende Vorgänge ließen sich papieros schneller und einfacher erledigen?
  • Sind Sie sicher, dass Sie alle nötigen Unterlagen nach den gesetzlichen Vorschriften ablegen?

Das Problem:

Viele Unternehmen haben mit einem enormen Dokumentenpool zu kämpfen, in dem schnell die Übersicht verloren gehen kann. Es wird mit Papier, etwas als Briefe, oder digital, als Mails, Office-Dokumenten oder ähnlichem gearbeitet. Wenn Sie dann nach einer bestimmten Informationen suchen macht es das unmöglich auf einen Schlag den gesamte Datenpool danach zu durchsuchen. Dokumente verschwinden oft einfach in der Schreibtischschublade des bearbeitenden Mitarbeiters oder landen auf dessen lokalen Festplatte.

Stundelanges Suchen kostet Ihnen und Ihren Mitarbeitern wertvolle, produktive Arbeitszeit.

Fotolia 135123695 XS - Stundenlange Suchvorgänge nach bestimmten Daten bringen Mitarbeiter und Unternehmer zum VerzweifelnMühsame, zeitintensive Suchvorgänge in einem schier unüberschaubaren Berg an Informationen, die manchmal trotz großer Anstrengungen nicht von Erfolg gekrönt sind, gehören zum Alltag in vielen Unternehmen. Sie führen zu unwirtschaftlichen Arbeitsabläufen, unzufriedenen Kunden und überlasteten, demotivierten Mitarbeitern. Das ist ein großes Problem, denn geraden in Zeiten der modernen Kommunikation und Mobilitätstechnologie spielt die jederzeit Erreichbarkeit und Verfügbarkeit von Daten, Fakten und Informationen eine wichtige Rolle. Somit wird nach einer komfortablen Lösung gesucht, die es ermöglicht alle wichtigen Unterlagen zu archivieren und diese bei Bedarf auch schnell wiederfinden zu können.

Zudem sind Sie als Unternehmen zu einer revsionssicheren Archivierung verpflichtet!

Dabei gilt als revisionssicher nur, wenn folgende Kriterien in Ableitung der HBG-Vorschriften erfüllt werden:

  • Ordnungsmäßigkeit
  • Vollständigkeit
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  • Sicherung vor Verlust
  • Nutzung nur durch Berechtigte
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Dokumentation des Verfahrens
  • Nachvollziehbarkeit
  • Prüfbarkeit

Ganz schön kompliziert oder?

Maßgeblich für die Revisionssicherheit ist unter anderem eine technisch revisionskonforme DMS-Software, deren professionelle Einrichtung und Handhabung, die korrekte Zuweisung von Zugriffsrechten, eine regelmäßige Datensicherung und die Durchführung der korrekten internen Arbeitsabläufe innerhalb des jeweiligen Unternehmens garantiert. Des weiteren fordert der Gesetzgeber eine den GoBD ("Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff") entsprechende Verfahrensdokumentation als Nachweis für die Revisionssicherheit.

Die Lösung:

ecodms qpr logo desktopversionWir empfehlen unseren Kunden das ecoDMS Archiv. Dieses ist eine skalierbare Daten Management Lösung, welche alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt und somit revisionskonform ist. Zudem bietet es noch zahlreiche weitere Vorteile, die den Arbeitsalltag bei Ihnen im Unternehmen erheblich erleichtern werden. Anbei finden Sie einen Auzug seiner Vielfältigkeit.

Mit einem Dokumenten-Management-System wie ecoDMS kann die Archivierung, Aufbewahrung, Verwaltung und das Wiederfinden von Papierdokumenten sowie beliebigen digitalen Dateien einfach, sicher und günstig realisiert werden.

Schnelle, plattformunabhängige Installation, kompaktes Design, einfache Bedienung, flexible Einstellungsmöglichkeiten und ein einzigartiges Preis-Leistungsverhältnis.

Unsere empfohlene Archivierungssoftwarelösung ist leicht zu verstehen und besonders benutzerfreundlich. ecoDMS ermöglicht die Archivierung beliebiger Dateiformate wie z.B. PDF, PDF-A, DOC, XLS, EML, JPG usw. Auch Papierdokumente können nach dem Scannen archiviert werden. Darüber hinaus wandelt ecoDMS nicht lesbare Daten wie z.B. nicht lesbare PDFs, JPGs, PNGs und TIFFs automatisch in lesbare PDF/A Dateien um. Die zuständigen Benutzer erhalten anschließend Zugriff auf das revisionskonforme PDF/A und auf die Originaldatei. Digitale Daten wie Mails, Anschreiben, Tabellen, Rechnungen und vieles mehr können einfach mit wenigen Mausklicks in das Archiv gezogen werden. Dabei kann das erstellte Archiv gezielt auf die eigenen individuellen Bedürfnisse konfiguriert werden.

Exabyters 1014Dabei lässt die ecoDMS Speichertechnik im Gegensatz zum gewohnten Speicherverfahren über das Dateisystem keine Änderungen oder Löschvorgänge an den Dokumenten zu. Ist ein Dokument im Archiv aufgenommen, kann dieser Vorgang nur (nach Ablauf der erfassten Aufbewahrungsfristen) von ausgewählten Benutzern, unter Angabe von Sicherheitsschlüsseln und einer Begründung durchgeführt werden. Diese Dokumente werden dann im Papierkorb durch ein Löschprotokoll ersetzt. So kann der Dokumentenverlauf jederzeit revisionskonform nachvollzogen werden.

Verschiedene Such- und Filterfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln.

Der Clou: Dateien und Informationen können durch die Eingabe bestimmter Suchkriterien schnell wiedergefunden werden. Unter anderem sind Suchanfragen mit Hilfe der Volltexterkennung, innerhalb der erzeugten Ordnerstruktur und auf Basis der hinterlegten Klassifizierungensinformationen möglich. Das sorgt dafür, dass Arbeits- und Informationsprozesse optimiert werden.

Um sicherzustellen, dass die Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können, ermöglicht ecoDMS für jedes Dokument und jeden angelegten Ordner die Vergabe von separaten Zugriffsrechten.

Die Datensicherung ist ebenfalls ein sehr wichtiger Bestandteil der Revisionssicherheit.

Deshalb ist die sogenannte OneClick Backup Komponente auch ein fester Bestandteil der ecoDMS Server Installation. Per Mausklick kann hierüber manuell ein vollständiges Backup der gesamten Datenbank und Container erstellt werden. Die erzeugte Backup-Datei kann bei Bedarf für die Datenwiederherstellung verwendet werden. Über den Einstellungsdialog können zudem automatisierte, zeitgesteuerte Datensicherungen eingerichtet werden. ecoDMS führt das Backup dann selbstständig zum gewünschten Zeitpunkt aus.

Richtig eingesetzt, verbessert Dokumentenmanagement die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens.

Fotolia 107216652 XSEin solches DMS ist quasi viel mehr als eine Art „elektronischer Leitz Ordner“: Eingehende Dokumente, wie z.B. Rechnungen, Verträge etc. werden gescannt und automatisch oder manuell nach Schlagworten am richtigen Ort, z.B. in der Kundenakte, abgelegt. Auch von Ihnen gedruckte Dokumente werden automatisch im Archiv abgelegt. Darüber hinaus stellen ecoDMS durch "Workflows", also definierte Arbeitsabläufe, sicher, wie Auftragsunterlagen oder Rechnungen automatisiert verschiedene Abteilungen durchlaufen. Eine intelligente Suchfunktion und selbst der Zugri vom Smartphone oder Tablet aus lassen das DMS zu einer echten Erleichterung in Ihrem Arbeitsalltag werden.

Die moderne, technische Struktur der Software erlaubt einen nahezu grenzenlosen Einsatz. Für Smartphones und Tablets ist mit DMS Mobile ein schneller Dokumentenzugriff von unterwegs aus möglich. Ein Webclient bietet darüber hinaus einen bequemen Zugriff via Webbrowser. ecoDMS kann dabei im Netzwerk oder auch als Einzelplatzlösung installiert werden.

ecoDMS schafft Ordnung und Effizienz, gerne informieren wir Sie umfassend zu dem Thema. 

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